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Les actes notariés vous livreront de nombreux détails sur la vie de vos ancêtres. Vente de biens, inventaires après décès, règlement de litiges, contrats de mariage, dettes et prêts, baux, testaments, contrats de benoîtes … La liste est longue et contrairement à ce que l’on pourrait penser nos aïeux y avaient très souvent recours. L’ancienneté des études de notaires permet de compenser les manques dans l’état civil et dans les registres paroissiaux et ces actes deviennent indispensables en Pays Basque pour bien comprendre le rôle de chacun au sein de la maison.
Comment trouver ces actes ? Vous trouverez dans cet article des réponses détaillées pour le département des Pyrénées-Atlantiques mais le principe et les démarches restent les mêmes partout en France et sont donc applicables à d’autres départements.

Comment retrouver un acte notarié ?

En France, les notaires sont tenus déposer leurs actes de plus de 100 ans aux archives départementales en accord avec la loi du 3 janvier 1979. Ce délai a été ramené à 75 ans en 2008.
Cependant, des dépôts antérieurs avaient déjà été effectués, grâce à la loi de 1928 (qui a acté la création du Minutier central à Paris par exemple) mais aussi bien plus précocement, avant 1873 aux archives départementales des Pyrénées-Atlantiques.

Les actes des notaires aux archives départementales

  • Les minutes des notaires entrées avant 1873 aux AD 64, ne sont pas numérisées. Elles sont conservées aux archives départementales à Pau et vous pouvez les consulter en salle de lecture. On y trouve les actes les plus anciens (1310-1788) et concernant essentiellement le Béarn (de nombreux actes sont d’ailleurs rédigés en béarnais). Ils sont classés en série E « Titres de familles – Notaires et tabellions – Communes et municipalités – Corporation d’Art et Métiers » et l’inventaire est accessible sur earchives 64.
  • Les minutes des notaires entrées après 1973 sont en perpétuel accroissement c’est à dire que les notaires continuent d’y verser leurs minutes et répertoires quand le délai le leur impose. Les actes notariés sont en ligne pour les études du Pays Basque (les originaux sont conservés au Pôle d’archives de Bayonne) mais pas pour le Béarn. Il vous faudra donc aller en salle de lecture à Pau pour les consulter. L’inventaire de l’ensemble des liasses notariales de cette sous-série III E est sur earchives 64.
  • Les fonds déposés par les notaires après la fin de l’opération de numérisation des minutes notariales basques sont donc classées sous-série III E et communicables en salle de lecture aux AD. Vous pourrez consulter les actes de plus de 75 ans selon les délais prescrits par la loi.

Les actes à l’étude du notaire

  • Il faudra vous adresser directement au notaire pour faire la demande d’actes qui n’ont pas été déposés et sont toujours conservés au sein de son étude. Vous pouvez retrouver la filiation des études successorales dans un document des archives 64.
  • Si l’acte a moins de 75 ans, une copie de l’acte pourra vous être adressée avec l’accord du notaire si vous êtes directement concerné par l’acte. En effet, le notaire est soumis au secret professionnel. Il délivre néanmoins, sans délai une copie d’acte aux personnes concernées par l’acte (et l’ayant signé) ou à ses ayants-droits (héritiers).
  • En cas de refus de délivrance, vous pouvez formuler une requête auprès du tribunal judiciaire du lieu où le notaire exerce.

Si on connait le notaire et qu’on sait que l’acte existe

Actes notariés en ligne, earchives 64
Index alphabétique, site internet des Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques

Vous connaissez l’existence d’un (ou plusieurs) acte notarié et le nom du notaire, vous consulterez avec profit les inventaires aux Archives départementales. Les fonds des notaires sont classés en sous-série III E (minutes et répertoires) et série U (répertoires de 1800 à 1939). La série U n’est pas en ligne, elle est consultable aux archives départementales : à Pau pour les tribunaux béarnais et à Bayonne pour les basques.

Les minutes des notaires du Pays Basque ont été numérisées pour les périodes de l’Ancien Régime et de la période moderne. Les actes notariés en ligne sont consultables sur le site des AD64

  • Cliquez sur « Notaires du département des Pyrénées-Atlantiques » ;
  • choisissez la commune de résidence du notaire (le lieu d’implantation de son étude).
  • Si vous ne connaissez pas la commune, dans la colonne de gauche, cliquez sur l’onglet « Index » puis sur « Noms de personnes » : tous les notaires sont classés par ordre alphabétique, il ne vous reste qu’à retrouver celui que vous cherchez.

Si on ne connait pas le nom du notaire et qu’on est pas sûr que l’acte existe

Vous ignorez si des actes notariés existent et le nom d’un éventuel notaire : tout reste à faire pour retrouver un contrat de mariage, un testament, un inventaire après décès …

Répertoires

Les notaires tenaient un répertoire de leurs actes, y indiquant le nom des parties contractantes, la date et la nature de l’acte sous forme de liste. Vous trouverez ces répertoires en sous-série III E (numérisée pour les notaires basques comme indiqué ci-dessus) ou en série U (1800-1939) [1].
En effet, les notaires étaient tenus de déposer un double de leurs répertoires aux greffes des tribunaux de première instance. Ces fonds ont été classés en sous-série 8 U « Officiers publics et ministériels » aux AD 64. Ces fonds ne sont pas numérisés et sont librement communicables après 75 ans (année en cours-75 ans).
De 1792 à l’an VIII, les répertoires sont classés en série L « Administrations et juridictions de la période révolutionnaire ». Vous les trouverez en ligne sur earchives 64 classés par tribunaux :

Actes notariés et répertoire du notaire Sallahart, archives départementales des Pyrénées-Atlantiques, AD 64
Répertoire du notaire Sallahart
Conseil départemental des Pyrénées-Atlantiques, service des Archives, III E 2388
Minutes notariales, actes notariés et répertoires. Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques (64)

Minutes notariales anciennes

Pour les périodes anciennes, les répertoires n’existent que rarement. Il vous faudra consulter les actes un à un et parcourir les liasses systématiquement. Aidez-vous des talons à la fin des actes qui reprennent succinctement les informations principales contenues dans l’acte (date, nom des intervenants, nature de l’acte).

Fonds de l’Enregistrement

Si l’Enregistrement est créé par décret fin 1790, il n’est véritablement organisé qu’en 1791. Il est l’un des rares systèmes administratifs qui constitue une continuité avec une organisation antérieure à la Révolution puisqu’il succède au « Contrôle des actes ».

Tous les actes notariés sont soumis à l’Enregistrement, enregistrement rigoureusement consigné dans des tables et des registres.
Ces fonds restent donc un moyen à privilégier pour retrouver ces actes.

Les fonds sont classés en série Q. Les bureaux du Pays Basque sont conservés au Pôle d’archives de Bayonne, ceux du Béarn à Pau, aux Archives départementales [2].
Ils ne sont pas numérisés, seuls les documents originaux sont consultables en salle de lecture.
Les inventaires de ces fonds sont disponibles sur le site internet des Archives départementales > Sommaire des fonds > Archives de 1800 à 1940 > Domaine, enregistrement, hypothèques.

Le Contrôle des actes

Le Contrôle des actes des notaires est mis en place par un édit de 1693, de fait il est l’ancêtre de l’Enregistrement.
Le principe était le même : tous les actes notariés devaient être contrôlés afin de constater leur existence.
Ce fonds est classé en série C aux Archives départementales. Malheureusement l’incendie de 1908 survenu à la Préfecture de Pau l’a fait disparaître en majeure partie.

Ce fonds est numérisé pour le Pays Basque : il est consultable sur le site des AD64. Pour en savoir plus consulter notre article sur le contrôle des actes.

Les hypothèques

Les hypothèques ne vont concerner que les biens immobiliers puisque seuls ceux-ci peuvent servir de garantie au créancier que la dette sera bien honorée (si ce n’est pas le cas, il peut faire saisir l’immeuble hypothéqué).
Les notaires devaient donc déposer les actes relatifs aux immeubles (vente, donation, partage …) au service des hypothèques. Ces actes sont retranscris (transcription avant 1955, publication après) dans un registre spécial appelé registre des formalités.
Vous trouverez les documents des hypothèques aux archives départementales. Attention : pour les archives du 64, le fond est en cours de classement. Il faut se renseigner à Pau ou à Bayonne.
Pour les actes après 1956, adressés-vous au service de publicité foncière dont dépend votre bien selon sa localisation. Munissez-vous au préalable de ses références cadastrales (numéro de section et de parcelle) [3].

Le contexte de production

Pour retrouver les actes notariés, il faut comprendre dans quel contexte ils ont été produits.
Pour vous y aider Gen&O vous propose d’en savoir plus dans un article sur « Le notaire » où vous retrouverez tout le vocabulaire spécifique à cette profession.


[1] non numérisée : originaux consultables au PAB (pour le Pays Basque) ou aux Archives départementales (pour le Béarn)

[2] Fonds en cours de classement et de cotation rendant parfois un bureau indisponible à la consultation

[3] Service de la publicité foncière et de l’enregistrement (SPFE) – Pau : mail spf.pau1@dgfip.finances.gouv.fr

Sources documentaires

  • Pébay, Isabelle, Répertoire numérique de la sous-série III E, archives départementales des Pyrénées-Atlantiques. Pau : 2000
  • Bidot-Germa, Dominique, Un notariat médiéval : droit, pouvoirs et société en Béarn. Presses universitaires du Mirail, Toulouse : 2008
  • Collectif, Les archives notariales. La documentation française, Paris : 2013
  • Servicepublic.fr

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