C’est le Maire qui est responsable des archives de sa commune
On parle d’archives communales ou d’archives municipales. Elles regroupent les documents produits par les services municipaux et les organismes associés comme les CCAS. Dans les grandes villes, les archives peuvent être conservées dans un bâtiment spécifique (les archives communales) différent des mairies. C’est le cas à Pau où le service des Archives communautaires Pau Béarn Pyrénées a été logé au sein de l’Usine des Tramways.
Les archives communales sont des archives publiques. Elles sont inaliénables (on ne peut pas les vendre, les donner, les jeter) et imprescriptibles (elles garderont leur statut d’archives publiques quelque soit leur date).
La protection et la conservation des archives communales à donc pour finalité de garantir les droits de la commune et de ses citoyens mais également une finalité historique.
La commune se doit de bien conserver ses archives, de les classer, d’en faire un inventaire actualisé (un document répertorié dans l’inventaire doit pouvoir être effectivement présenté).
Soyez indulgents dans les petites mairies car elles n’ont pas forcément un budget approprié et les secrétaires de mairie travaillent souvent dans plusieurs communes. Elles n’ont pas pour vocation de faire des recherches généalogiques, demandez peu à la fois et patientez.
Des conditions réglementées pour les archives communales
La commune est propriétaire de ses archives, à l’exception de l’état civil et du cadastre qui reste la propriété de l’Etat.
Les communes de moins de 2000 habitants doivent obligatoirement déposer dans les services d’archives départementaux :
- Les archives de + de 100 ans.
- Les registres d’état civil de + de 150 ans.
- Les plans et registres cadastraux non utilisés depuis 30 ans.
Toutefois, si les conditions de conservation et de communication des documents sont bien assurés par la commune, une dérogation peut être accordée par le Préfet, après avis du directeur des archives départementales.
Le directeur des archives départementales conseille les mairies pour assurer la bonne conservation de leurs archives. Le dépôt aux archives départementales peut être décidé d’office si les conditions de conservation ne sont pas réunies et que les archives sont en péril. C’est le Préfet qui ordonne la décision.
Que peut-on trouver dans ces fonds ?
Les archives de communes sont extrêmement riches et variées et ce sur une période très étendue, pour notre département des Pyrénées-Atlantiques, du XVIe au XXe siècle. On y fera des découvertes surprenantes et en apprendre davantage sur un ancêtre comme par exemple les déplacements qu’il a pu effectuer grâce à l’enregistrement d’anciens passeports. Vous pourrez y découvrir des documents relatifs :
- aux recensements de population ;
- au cadastre, aux impôts, aux finances.
- aux élections avec des listes d’électeurs ;
- à l’organisation militaire ;
- aux statistiques agricoles ;
- au commerce et à l’économie ;
- à la police ;
- aux affaires militaires et à la garde nationale ;
- à l’hygiène et aux questions sanitaires ;
- à l’assistance et prévoyance ;
- à la scolarité, aux écoles et au personnel mais aussi aux élèves (listes, diplômes, résultats d’épreuves sportives)
- aux biens communaux.
- Mais également des registres de délibérations municipales ;
- Des registres d’état civil et les registres paroissiaux (avant 1793, pour l’Ancien Régime).
Des archives classées à part
Dans notre rubrique consacrée aux communes, vous trouverez des informations pratiques dans les notices communales pour contacter les mairies ou leur rendre visite.
Aux archives 64, les communes qui ont déposé leurs fonds sont classés en E dépôt. Ce classement est en vigueur dans toute la France
Classement des archives communales avant 1790
- Série AA : Actes constitutifs et politiques – Correspondance générale
- Série BB : Administration communale
- Série CC : Finances, Impôts et comptabilité
- Série DD : Biens communaux – Eaux et forêts – Travaux publics – Voirie
- Série EE : Affaires militaires
- Série FF : Justice – Procédures – Police
- Série GG: Cultes – Instruction publique – Assistance publique
- Série HH : Agriculture, industrie, commerce
- Série II : Divers (tabellionages, dons, inventaires anciens …)
Classement des archives communales après 1790
- Série A : Lois et actes du pouvoir central
- Série B : Actes de l’administration départementale
- Série C : Bibliothèque administrative
- Série D : Administration générale de la commune
- Série E : Etat Civil
- Série F : Population, économie sociale, statistique
- Série G : Contributions, administration financières
- Série H : Affaires militaires
- Série I : Police, hygiène publique, justice
- Série K : Elections et personnel
- Série L : Finances de la commune
- Série M : Edifices communaux, monuments et établissements publics
- Série N : Biens communaux, terres, bois, eaux
- Série O : Travaux publics, voiries, moyens de transport, régime des eaux
- Série P : Cultes
- Série Q : Assistance et prévoyance
- Série R : Instruction publique, sciences, lettres et arts
- Série S : Divers
- Série W : Archives contemporaines (série continue de versements après 1982)
Archives communales : un grand intérêt pour les généalogistes
La variété des documents que l’on peut trouver au sein des archives produites par les mairies est source de découvertes et de surprises. En ce qui concerne l’état civil, on a souvent intérêt à consulter la collection communale, plus riche en informations et en en mentions marginales que la collection du greffe dite départementale. Les maires et le conseil municipal sont au plus près des habitants de la commune et c’est grâce aux actes qu’ils ont rédigé que l’on approchera au plus près de leur quotidien.
Les archives des municipalités sont donc complémentaires des archives départementales et méritent qu’on y consacre du temps.
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